Assistante de Gestion PME/PMI BTP

Description du poste

Polyvalente, l’Assistante de Gestion PME/PMI est chargée du suivi des dossiers administratifs, commerciaux, R.H. et comptables de l’entreprise.

Spécificités liées au poste :
Aptitude relationnelle pour faciliter les échanges avec les différents services opérationnels
Rigueur et méthodique, sens de l’organisation, discrétion et initiative
Etre force de proposition
Maitrise des outils informatiques Excel, WORD, SAGE 1000

GESTION ADMINISTRATIVE :

Effectuer l’accueil de la société (téléphonique et physique)
Rédiger les courriers et les notes de service et en assurer son suivi y compris les envois postaux
Préparer et assister aux réunions et rédiger et diffuser le compte rendu correspondant.
Gérer les divers documents internes et externes y compris le classement
Assurer la facturation mensuelle selon les instructions de la Direction, suivre les règlements clients et réaliser les relances écrites et téléphoniques
Passer les commandes des différents fournisseurs sur les lignes « budget »de l’ERP
Assurer le suivi et la mise à jour des différents tableaux de bord.
Passer les commandes de fournitures de bureau, de prestations, veiller, vérifier les réceptions et les distribuer
Etre l’interface entre la société et les différents prestataires pour tout ce qui touche au bon fonctionnement des bureaux (réseaux informatique, électricité, parc informatique…)
Tenir à jour le fichier clients (ouverture et création informatique des affaires) sur l’ERP
Mettre la mise à jour les bases de données fournisseurs sur l’ERP
De façon générale, assister le Directeur d’Exploitation et les équipes afin d’optimiser la gestion de leurs activités quotidiennes.
Organiser les déplacements et préparer les documents nécessaires (réservations…)
Suivre les dossiers professionnels (constitution, RFT, gestion, synthèse et mise à jour…).

RESSOURCES HUMAINES :

En collaboration avec la Direction des Ressources Humaines,

Collecter et saisir les informations concernant le personnel sur l’ERP Premium (absences, congés)
Saisir les pointages hebdomadaires sur les fiches marchés dédiées sur le logiciel FMV2 (heures chantiers, formation, maladie, AT…..)
Préparer et contrôler les notes de frais avant transmission au service Paie avant le 20 de chaque mois
Préparer l’accueil des nouveaux salariés et leurs intégrations (commander les EPI et veiller à leur attribution)
Transmettre sans délai, selon les process, l’intégralité des informations en cas d’accident du travail
Passer les commandes des E.P.I. (Equipements de Protection Individuelle) et s’assurer des prises en charge