Assistant(e) Projets et Expositions (H/F)

Assistant(e) Projets & Expositions
Spécialisée dans l’organisation et la logistique de congrès médicaux et scientifiques, notre société recherche un(e) Assistant(e) Projets & Expositions.
VOS MISSIONS
Sous la responsabilité des Chefs de projet, vous devrez les assister dans l’organisation de congrès / colloques / séminaires.
Administratives et budgétaires :
* Assurer le standard téléphonique de la société et des congrès, répartir et classer les emails des adresses génériques de l’agence
* Assurer le secrétariat des congrès et réaliser les tâches qui sont demandées par les chefs de projet
* Gérer la relation avec les participants, les intervenants, les exposants, les sponsors et les clients, français ou étrangers
* Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus
* Demander des devis et réaliser des tableaux comparatifs auprès des fournisseurs, suivre les commandes et les règlements
* Consulter les hôteliers et négocier des tarifs
* Assister les chefs de projet dans le bilan à l’issue de l’évènement
Logistique :
* Réaliser les badges, les pochettes accueil et la petite signalétique
* Préparer le dossier nécessaire à l’accueil sur le congrès
* Aider à l’installation et au démontage lors du projet
* Assurer l’accueil sur place
* Contribuer aux tests des applications de gestion développées pour les manifestations
* Assurer ponctuellement en renfort l’animation des visioconférences lors des manifestations hybrides ou virtuelles
Administration des ventes :
* Prendre les appels entrants (standard commercial)
* Monter le dossier exposants et sponsors dédié à la commercialisation de l’exposition et aux partenariats proposés aux sponsors
* Envoyer les emailings d’invitation à exposer, relancer les exposants et partenaires potentiels par email personnalisé et par téléphone
* Assurer le suivi contractuel de chaque réservation de stand
* Elaborer et envoyer le dossier technique aux exposants, préparer la logistique
* Gérer la coordination sur place
Communication (taches ponctuelles):
* Traduire des textes entre le français et l’anglais
* Préparer les HTML des procédures accueil
* Mettre à jour le contenu des sites web sur WordPress®
* Préparer les fichiers Excel® en vue de la réalisation des emailings
* Contribuer à la rédaction de notre communication sur les réseaux sociaux
Cette liste n’est pas exhaustive.
VOTRE PROFIL
– Très bon niveau d’anglais exigé
– Maîtrise des logiciels bureautiques et Internet
– Connaissances de Zoom® et autres systèmes de visioconférences appréciées
– Méthodologie de gestion de projet
– Technique de communication
– Aptitude rédactionnelle et maîtrise de l’orthographe
– Méthode de classement et d’archivage
– Maîtrise de l’accueil téléphonique
– Autonomie, rigueur, réactivité et aisance relationnelle
VOS PERSPECTIVES D’EVOLUTION
– Poste pouvant évoluer vers une fonction de chef(fe) de projets bilingue
DETAILS
Lieu de travail : 81710 – SAIX
Type de contrat : CDI
Début de contrat : à partir du 3 novembre 2025
Durée hebdomadaire de travail : 35h
Semaine de 4 jours
Rémunération selon profil
Déplacements ponctuels – Permis B exigé
Type d’emploi : Temps plein, CDI
Rémunération : à partir de 21 621,60€ par an
Avantages :
* Intéressement et participation
* RTT
* Travail à domicile occasionnel
Lieu du poste : En présentiel