CDI

Documentaliste – Pôle construction du projet d’orientation et d’études F/H

Publié il y a 2 mois par IUT de Sceaux
Sceaux, Île-de-France
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Description du poste

Missions

Activités principales de l’agent :

Dans le cadre des missions définies par la Direction de la formation et de la réussite dans les activités d’information, de documentation et d’insertion professionnelle qui accueillent des publics variés (formation continue, formation initiale) le documentaliste communique sur toute l’offre de formation de l’enseignement supérieur et les débouchés professionnels.

– Accueillir et informer les divers publics (enseignants, élèves, étudiants, stagiaires de la formation professionnelle, partenaires extérieurs…) sur les formations, les concours, les métiers et les débouchés professionnels ;

– Collecter, traiter, contrôler, actualiser et conserver des informations dans un ou des domaines de spécialité,

– Constituer et faire évoluer les fonds documentaires notamment au niveau numérique et guider les publics dans leur recherche ;

– Constituer des dossiers documentaires papiers et numériques et en assurer la mise à jour ;

– Proposer des évolutions de supports (modernisation) notamment numérique accessible aux usagers;

– Gérer la salle de documentation (proposition d’achats, d’abonnements…) et prendre en compte les demandes des autres professionnels des pôle orientation et insertion professionnelle;

– Concevoir et animer des ateliers d’informations sur les parcours d’études et l’insertion professionnelle en lien avec les responsables de pôles orientation et insertion professionnelle

– Participer à l’organisation de salons, de journées portes ouvertes, de conférences en collaboration avec l’équipe en s’appuyant sur le pôle appui à l’évènementiel ;

– Participer à l’alimentation des bases de données, et à la réponse aux enquêtes et aux indicateurs ;

– Participer et proposer la réalisation de divers documents relatifs à l’offre de formation, à l’activité générale du service et aux manifestations et colloques… ;

– Assurer une communication adaptée dans la diffusion des informations en lien avec le pôle évènementiel ;

– Participer à l’évaluation des besoins et à la qualité du service,

– Participer à la gestion des outils de suivi de l’activité de la structure, des tableaux de bord, des statistiques et les mettre à jour.

L’activité nécessite une coordination entre les deux salles de documentation de l’université.

La concentration des évènements de communication à certaines périodes de l’année nécessite de savoir travailler dans l’urgence.

L’activité demande une soirée en semaine (ouverture jusqu’à 19h30 une fois par semaine).

L’activité de la Direction notamment d’un point de vue évènementiel peut amener l’agent à travailler certains week-ends.

Compétences

Connaissance, savoir :

  • Connaissance générale du système éducatif de l’enseignement supérieur
  • Notion de base du domaine de spécialité (formation continue, relations internationales, orientation et insertion professionnelle…) ;
  • Maîtrise des techniques d’expression écrite et orale et des techniques d’accueil ;
  • Savoir planifier son activité et respecter les délais ;
  • Accueillir les populations concernées ;
  • Utiliser les bases de données, les logiciels de bureautique et la numérisation ;
  • Rédiger des documents d’information et de communication ;
  • Savoir s’intégrer dans une structure hiérarchique : rendre compte, alerter, proposer et répondre aux demandes ;
  • Savoir entretenir des relations avec les services ;
  • Savoir trier, archiver et classer des documents et des informations.
  • Savoir-faire :

  • Accueillir des publics différenciés ;
  • Aider l’interlocuteur à préciser sa demande ;
  • Rédiger des supports simples de communication ;
  • Traiter l’information (collecter, archiver et mettre à jour) ;
  • Prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement du service et le déroulement des actions d’information publiques.
  • Savoir-être :

  • Organisation ;
  • Rigueur, fiabilité et assiduité ;
  • Sens du relationnel ;
  • Autonomie ;
  • Avoir le sens du service ;
  • Avoir une écoute pour prendre en compte les demandes des différents interlocuteurs ;
  • Aptitude au travail en équipe.
  • Conditions particulières d’exercice :

    De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.

    Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.

    Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique

    Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

    Encadrement : NON

    Conduite de projet : OUI

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