Assistant administratif chantier (H/F)

Acteur de référence d’envergure internationale, GL events est présent sur les trois grands marchés de l’événementiel. Congrès, conventions, événements culturels, sportifs ou politiques, salons professionnels et grand public, le Groupe accompagne entreprises, institutions et collectivités pour imaginer, produire et accueillir des événements partout dans le monde. Créé à Lyon il y a plus de 45 ans et présent dans plus de 20 pays, il est animé par près de 6 000 collaborateurs !

Créatifs, filiale de GL events, présente à Gonesse (95), est un acteur majeur de l’aménagement événementiel. Forte de plus de 45 années d’expertise, la société conçoit, fabrique et installe des stands, des aménagements sur mesure, des décors événementiels et des espaces muséographiques. Elle intervient auprès d’entreprises, collectivités, organisateurs de salons ou d’événements sportifs et culturels, ainsi que d’agences de communication pour donner vie à tous types de projets.

Pour renforcer nos équipes, nous recherchons un Assistant administratif chantier F/H. On vous embarque ?
Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable chantier ou de toute personne pouvant lui être substituée, l’Assistant(e) administratif chantier aura pour principale mission d’assurer la gestion administrative chantier, la préparation et le suivi des plannings chantiers, en relation avec les Chargés d’affaires, les Chefs de chantier et le personnel des ateliers. Il/elle est garant de l’application des règles et procédures de sécurité et contrôle qualité dans son secteur.

Les missions :
Gestion administrative
-Réaliser les bons de commande par salon,
-Gestion et suivi des devis,
-Contrôler les factures SST par salon et remonter toutes erreurs,
-Signaler à son supérieur hiérarchique toute anomalie et dysfonctionnement
-Procéder à l’archivage des dossiers

Préparation de l’intervention des sous-traitants
-Récupérer l’ensemble des dossiers clients signés par l’équipe commerciale (devis, éléments de montage, ouverture salon, démontage, plans et visuels.),
-Assurer la gestion et l’analyse de l’ensemble des dossiers permettant d’anticiper les besoins logistiques et la coordination des travaux,
-Faire l’interface entre les différents services et équipes pour atteindre les objectifs de sécurité, qualité et respect des délais,
-Assurer une prévision sur 2 à 3 semaines des besoins de tous les chantiers en relation avec les autres services transports, logistiques, commercial et chantier.
-En relation avec le Responsable coordination chantier, coordonner la préparation du dossier montage et s’assurer du respect des clauses techniques contractuelles,
-Assurer la coactivité avec les équipes chantier au minimum 7 jours avant le début du montage

Gestion des commandes sous-traitants et fournisseurs
-Assurer l’achat de la sous-traitance montage et démontage, moquettes, tissus, nettoyage des cloisons sur site, gardiennage selon devis client en respectant le budget alloué y compris marge,
-En lien avec les Chefs de chantier, déterminer en fonction du zoning et du nombre d’équipes nécessaires, le nombre d’intervenants prestataires à contractualiser

Gestion des plannings chantier
-Assurer la relation privilégiée avec les chefs de chantier,
-Gérer les déplacements des chefs de chantier, réservation des hôtels, gestion et suivi des frais de déplacement,
-Traiter l’ensemble des modifications de planifications et de commandes nécessaires en cas de nécessité permettant le respect des délais auprès du client